Герои невидимого фронта

 У самих офисных сотрудников неожиданная «удаленка» вызвала смешанные чувства. Вроде как можно в «домашнем офисе» обходиться без галстука, а то и вовсе работать в «трениках», но очень быстро это перестало радовать и начала грызть ностальгия по настоящему офису, деловому стилю одежды, живому общению с коллегами, да еще опять же волнения - не прибавить бы в весе.

«Нам бы ваши проблемы», - сказали бы про это сотрудники «ГАЗ-ИТсервис». У них совсем другая головная боль: многократно возросшая нагрузка на корпоративные сети и интернет-каналы, новые формы и технологии, оперативная поддержка взаимодействия сотрудников, способы контроля и оценки их труда.

- У нас была всего неделя, чтобы подготовиться к переходу на «удаленку», - рассказывает Елена Смирнова, директор по информационным технологиям, управляющий директор «ГАЗ-ИТсервис». - Мы бы ни за что не справились, если бы уже давно не начали развивать техническую инфраструктуру и внедрять культуру онлайн-взаимодействия сотрудников.

Так, возможности удаленной работы широко применялись IT-специалистами для управления серверным и телекоммуникационным оборудованием, технической поддержки информационных систем и пользователей. Иными словами, технически инфраструктура для массового перехода сотрудников на дистанционную форму была проработана. Но как она покажет себя в кризисной ситуации? Ответа никто не знал, так как возможности протестировать системы «в бою» не было.

- Для нас, IT-специалистов, - говорит Елена Смирнова, - это был колоссальный стресс. Нужно было проанализировать все возможные сценарии организации удаленной работы вместе с HR-департаментом, подготовить каналы связи на каждой площадке, ответить на множество вопросов. Какими сервисами и технологиями должны пользоваться наши сотрудники? Как эффективно взаимодействовать с работниками? Как оценивать продуктивность работы тех, кто находится вне офиса? На раздумья времени не было, решения искали на ходу.

Удаленная работа вовсе не значит легкая. Для многих работодателей это новый подход, требующий особого внимания к людям и их состоянию, к процессам и технологиям, а также быстрой реакции на происходящие в организации перемены. Мы узнаем много нового о своих сотрудниках, о том, как они работают и как применяют технологии для достижения бизнес-результатов, не говоря уже о том, что невольно погружаемся в их бытовую жизнь: видим, как выглядят их домашние животные, чем занимаются дети и что собой представляют их импровизированные домашние офисы. Глобальный переход к удаленной работе с целью сдержать распространение Covid-19 вполне может повлиять на будущее удаленной работы. Сотрудники, которые даже не думали о работе из дома, теперь видят в ней реальную альтернативу пребыванию в офисе пять дней в неделю. С другой стороны, удаленная работа подходит не всем, и отсутствие человеческого общения может отрицательно сказаться на эмоциональном состоянии сотрудников. Чтобы это работало, необходимы правильный баланс и информационная прозрачность.

МИРА РАДЖАВЕЛ, 
ДИРЕКТОР ПО ИНФОРМАЦИОННЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ КОМПАНИИ CITRIX

- Первое, что мы сделали, - оценили потенциальное количество сотрудников, функционально и технически готовых к выполнению своих обязанностей в удаленном формате, - рассказывает Сергей Горбунов, директор департамента поддержки ИТ-систем и сервисов. - Работник мог перейти на удаленную модель взаимодействия, если дома были в наличии домашний компьютер, качественный интернет и желательно гарнитура. Но важна была еще и психологическая составляющая. Примерно каждый второй офисный сотрудник оказался не готов работать из дома. У кого-то один компьютер на всех членов семьи, и он нарасхват. Прибавилась «удаленка» у детей. Кто-то признался, что дома абсолютно нерабочая обстановка и это сильно сказывается на продуктивности.

- Мы определили, какие корпоративные системы и сервисы необходимы при внешнем доступе для исполнения обязанностей работников, - развивает тему Николай Епифанов, начальник управления корпоративных сетевых сервисов. - Приложение Skype for Business для групповых конференций и моментального обмена сообщениями было предоставлено всем пользователям. Доступ к служебной электронной почте предложено осуществлять через web-интерфейс и с мобильных устройств. Для удаленных площадок сделали доступ к централизованным корпоративным системам при помощи программного обеспечения Citrix.

Критически важным было обеспечение защиты информации, исключение рисков проникновения вирусов и утечки конфиденциальных данных.

- Корпоративные компьютеры защищены антивирусом, а все программное обеспечение унифицировано. С домашними ПК - другая ситуация, - продолжает Николай Епифанов. - У одних «макбуки», у других Windows XP, снятая с поддержки в 2014 году, а кто-то работает с планшета на Андроиде. Удаленный доступ устроили так: пустили пользователей в систему, но при этом не подключая устройство в корпоративную сеть на общих основаниях. Таким образом, вирусы не могли атаковать общую систему. Другими словами, мы внедрили технологию «удаленного рабочего стола» через vpn-соединение. Как это выглядит на практике? Домашний компьютер используется просто как клавиатура и дисплей для своего служебного ПК. А пользователь отдает ему команды через веб-оболочку.

В период самоизоляции для оперативного информирования сотрудников «Группы ГАЗ» запущен новый канал коммуникаций - смс-рассылки

- В базу вошли номера около 25 тысяч абонентов - тех, кто зарегистрировался в электронных личных кабинетах в 2019-2020 годах. Для запуска системы были разработаны различные шаблоны текста и сценарии, - рассказывает главный специалист по системам автоматизированного проектирования «ГАЗ-ИТсервис» Сергей Беззубов. - Сначала мы провели тестовую рассылку на телефоны некоторых абонентов, использующих аппараты различных модификаций на платформах iOS и Android. Затем отправили сообщение по всей базе. Статистика показала, что 97-98% сотрудников получили его сразу. Рассылка осуществляется через сервис «МТС-коммуникатор». Также мы получили гарантию того, что смс получит каждый, рассылка не будет заблокирована или помечена как спам.

Переход на «удаленку» не состоялся бы и без участия поставщиков. С ними «Группе ГАЗ» повезло: партнеры оперативно подстраивались под потребности компании, не изменяя стоимости своих услуг. Все понимали: такие крупные предприятия, как ГАЗ, должны обеспечить бесперебойную деятельность в условиях самоизоляции.

- Наши партнеры пошли на беспрецедентные меры, чтобы компания продолжила работать. Так, компания Check Point на период эпидемии коронавирусной инфекции бесплатно предоставила лицензии для установки vpn-клиента на домашние компьютеры сотрудников. Это позволило нам сэкономить приличную сумму, - говорит Елена Смирнова. - Стоит поблагодарить и «Лабораторию Касперского». Компания сама вышла на нас и предложила бесплатно неограниченное число лицензий на период эпидемии для дополнительной защиты домашних компьютеров.

Нагрузка на провайдеров возросла в арифметической прогрессии.

- С нашими поставщиками услуг связи мы договорились о расширении каналов, чтобы обеспечить одновременную работу с корпоративными ресурсами большого количества пользователей. В Нижнем Новгороде у нас два провайдера, и оба пошли навстречу: один расширил канал связи в 5 раз, другой - в 3 при сохранении абонентской платы. Провайдеру для этого пришлось менять оборудование. На остальных площадках пропускная емкость интернет-каналов увеличена в два раза, - отмечает Николай Епифанов.

На предприятиях «Группы ГАЗ» внедрен электронный журнал измерения температуры

- На его разработку у нас ушло двое суток, - рассказывает главный специалист центра ИТ-управления проектами «ГАЗ-ИТсервис» Борис Тюрин. - В результате сегодня ответственные через корпоративный портал формируют списки сотрудников и напротив каждой фамилии выставляют показатели температуры, которая измеряется в подразделениях.

Если температура у сотрудника выше 36,9С° - информация моментально поступает на электронную почту директора по персоналу предприятия. Далее сотрудник в оперативном порядке направляется под наблюдение медиков.

После запуска корпоративного журнала здоровья, специалисты «ГАЗ-ИТсервис» разработали его дополнительную функцию - формирование электронной отчетности для получения целостной картины температурной динамики и состояния здоровья сотрудников.

Ежедневно в электронном журнале регистрируются данные по 30 тысячам сотрудников.   

- Любые быстрые изменения часто вызывают у людей психологический шок от смены привычных устоев жизни. Мы это прекрасно понимали, и потому наша команда работала 24 часа в сутки. Предоставляли доступы, консультировали сотрудников, организовали горячие линии по IT на каждом предприятии, разрабатывали для пользователей инструкции, которые обновлялись чуть ли не каждый день. Многократно выросло число рассылок по электронной почте, - рассказывает Елена Смирнова. - Не сказать, что проблем не было. Пожалуй, самая частая жалоба - то, что «виртуальный рабочий стол» «тормозит» или «подвисает». Но эта проблема была вызвана качеством частного домашнего интернета или wi-fi подключения к роутеру. Проблема решалась подключением кабеля напрямую к ноутбуку. Кто-то использовал медленное 3G-соединение. В любом случае, мы старались оперативно проконсультировать всех и помочь сотрудникам.

Смена модели организации труда предполагает создание новых инструментов для контроля результатов. Для этого был разработан журнал учета рабочего времени с простым интерфейсом. В нем сотрудник отмечает начало и конец рабочего дня, перерыв на обед. Также сервис позволяет составлять отчет за день для своего руководителя и фиксировать температуру тела.

Многое из наработанного опыта останется и после эпидемии. Например, перспективна тема удаленного найма. Дефицит кадров нарастает. Есть люди, которые живут в Красноярске и готовы работать на нас. Они нам подходят, но не могут переехать. Благодаря «удаленке» у них есть возможность устроиться в «Группу ГАЗ». Мы также видим большой потенциал экономии на командировках между нашими предприятиями. Безусловно, эта экстраординарная ситуация повысила цифровую грамотность наших сотрудников. Когда есть потребность, люди быстрее осваивают новые инструменты. Вместо стандартных средств связи и обмена письмами по электронной почте мы стали проводить скайп-конференции и пользоваться другими сервисами. 

ЕЛЕНА СМИРНОВА,
ДИРЕКТОР ПО ИНФОРМАЦИОННЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ, УПРАВЛЯЮЩИЙ ДИРЕКТОР «ГАЗ-ИТСЕРВИС»